ADJOINT ADMINISTRATIF - REFERENT MARCHE DE LA DIRECTION COMMUNE CHITS/CHH - TEMPS PARTIEL 80% - POLE RESSOURCES SUPPORTS - H/F

Un poste d'Adjoint Administratif, à temps partiel 80%, est susceptible d'être vacant, à compter du 04/01/2027, au sein de la Direction commune du CHITS et du CH Hyères :

MISSIONS PRINCIPALES

Le Référent Marchés assure, sur le périmètre qui lui est confié, le déploiement, le suivi et la sécurisation administrative des marchés publics du CHITS et du CHH, en lien avec la Direction des Achats de Territoire, les services gestionnaires et les différents interlocuteurs concernés.

Il réceptionne et analyse les pièces constitutives des marchés transmises par la DAT, en contrôle la cohérence, la complétude et la conformité avant leur intégration et leur mise à disposition dans les différents outils de gestion.

Il assure le suivi des marchés tout au long de leur exécution et de leurs évolutions : mises à jour, avenants, révisions de prix, prolongations, modifications et fins de marchés. Il garantit la fiabilité des données marchés présentes dans les GEF et assure la diffusion des informations nécessaires auprès des services concernés.

Il constitue une interface privilégiée entre la DAT, les services gestionnaires, les services financiers, les référents techniques et les autres acteurs intervenant dans l’exécution des marchés.

Il participe à l’anticipation des besoins, au suivi des procédures et à l’harmonisation des pratiques, notamment par la tenue d’outils de suivi, l’organisation de réunions et l’accompagnement des services dans l’application des marchés.

PRINCIPALES ACTIVITES PAR MISSION

Mission 1 : GESTION, DEPLOIEMENT ET SUIVI ADMINISTRATIF DES MARCHES

Assurer le déploiement administratif des marchés dans les outils de gestion et leur suivi tout au long de leur exécution, pour les différents secteurs gestionnaires concernés :

·         Réceptionner les pièces marchés transmises par la Direction des Achats de Territoire (DAT) et assurer leur intégration dans les outils dédiés,

·        Identifier, à l’occasion de leur traitement, les éventuelles anomalies constatées dans les pièces transmises (dates incohérentes, documents manquants, informations contradictoires…) et les signaler à la DAT,

·         Créer et paramétrer les marchés dans les GEF Magh2 et Hexagone, pour les différents secteurs gestionnaires concernés,

·         Identifier et associer, lors de la création des marchés, les comptes et CMP correspondants à la nature du marché et au gestionnaire concerné,

·         Prendre en compte les évolutions communiquées par la DAT : avenants, révisions de prix, prolongations, modifications ou autres évolutions contractuelles,

·         Mettre à jour les marchés et leurs données dans les outils de gestion en fonction de ces évolutions,

·         Informer les services gestionnaires concernés des nouveaux marchés et de toute évolution susceptible d’avoir une incidence sur leur exécution,

·         Effectuer auprès du service Financier les demandes nécessaires à la création ou à la modification des fournisseurs, des DOML et des éléments indispensables au paramétrage des marchés,

·         Assurer le suivi de la nomenclature DGOS et des évolutions réglementaires nécessaires à l’exercice de ses missions,

·         Gérer le processus des adhésions des différents services CHH et CHITS

Mission 2 : SUIVIS SPECIFIQUES ET APPUI TECHNIQUE LIES AUX MARCHES

Assurer un rôle de référente expert et d’interface auprès des services gestionnaires pour les questions relatives aux marchés et à leur exécution :

·         Concevoir, tenir à jour et faire évoluer les outils de suivi nécessaires à son activité,

·         Apporter son expertise aux services gestionnaires lors de rejets ou blocages liés aux pièces ou données marchés.

·         Etre l’interlocutrice privilégiée des services gestionnaires et répondre aux demandes et problématiques relatives aux marchés : échéances, avenants, révisions de prix, pièces contractuelles, fournisseurs, prolongations, fins de marchés ou autres évolutions,

·         Former et accompagner le cas échéants les interlocuteurs CHITS et CHH au processus du code des marchés publics.

·         Identifier en tant qu’expert marché avec les services du CHH et du CHITS ce qui relève du cadre des mini marchés.

·         Aider à la création des mini marchés et en assurer le suivi auprès de la DAT

·         Rédiger et mettre à jour en collaboration avec les services administratifs et techniques les conventions internes.

·         Assurer leur transmission au service juridique pour contrôle et validation et procéder aux modifications demandées, si nécessaire,

·         Transmettre les conventions validées à la Direction de l’Etablissement concerné pour signature,

·         Publier les conventions sur Conven’chits afin d’en assurer la mise à disposition.

Mission 3 : DEPLOIEMENT DE SEMAPHORE ET ACCOMPAGNEMENT DES UTILISATEURS

Participer au projet de déploiement du dispositif SEMAPHORE sur les deux établissements et assurer dans son domaine de compétences l’accompagnement des utilisateurs dans sa mise en œuvre,

·         Participer aux réunions d’information, de préparation et de déploiement du dispositif SEMAPHORE,

·         Suivre les formations nécessaires à la prise en main et à la maîtrise du nouvel outil et des procédures associées,

·         S’approprier les nouveaux circuits de traitement, des besoins et des marchés mises en place dans le cadre de SEMAPHORE,

·         Participer à la mise en œuvre opérationnelle du dispositif et à son intégration dans les pratiques des services gestionnaires,

·         Assurer un rôle de référente expert auprès des gestionnaires et des futurs utilisateurs,

·         Former et accompagner les utilisateurs à la prise en main de SEMAPHORE et à l’application des nouvelles procédures,

·         Répondre aux sollicitations des utilisateurs, les orienter dans leurs démarches et apporter un premier niveau d’assistance,

·         Identifier les difficultés et les situations de blocage lors de l’utilisation du dispositif et assurer, lorsque nécessaire, leur remontée auprès des nouveaux interlocuteurs compétents,

·         Relayer auprès des utilisateurs les informations, consignes, et évolutions relatives au dispositif,

·        Contribuer à l’harmonisation des pratiques et à la bonne appropriation de SEMAPHORE par les différents services concernés.

·        Aide à l’évolution du SI SEMAPHORE.

MISSIONS PARTICULIERES

Le Référent Marchés exerce ses missions de manière transversales auprès de plusieurs secteurs et services GHT. Il assure la création, le déploiement et le suivi administratif des marchés relevant notamment des secteurs suivants :

-       Approvisionnements,

-       Informatique,

-       Biomedical,

-       Travaux,

-       Prestations générales et Investissements hôtelier,

-       Sécurité,

-       Direction des Ressources Humaines

-       Domaines – Assurances (Flotte automobile)

Dans ce cadre, il assure une fonction d’interface entre les services gestionnaires, la DAT et la Cellule Marchés, notamment pour la diffusion des marchés, leur mise en œuvre, leur suivi et le traitement des demandes ou difficultés rencontrées.

Il travaille également en lien avec le service financier et la Trésorerie pour les opérations relatives aux fournisseurs, notamment les créations/modifications de fournisseurs et de coordonnées bancaires, ainsi que le traitement des anomalies associés.

Il intervient sur plusieurs établissements et peut être amenée à effectuer des déplacements dans le cadre de ses missions.

Il collabore étroitement avec le RAE et RAE suppléant.t il peut être amené à participer activement au COMOP du GHT où toute autre réunion concernant les établissements CHH et CHITS.

COMPETENCES

Savoirs / connaissances :

• Connaissance des principes de la commande publique et de la réglementation applicable aux marchés publics,

• Connaissance du cycle de vie d’un marché et des documents associés : pièces contractuelles, BPU, avenants, révision de prix, prolongations, modifications et fins de marchés,

• Connaissances des procédures de déploiement, d’exécution et de suivi administratif des marchés,

• Connaissance du fonctionnement des GEF Magh2 et Hexagone et des règles de paramétrages nécessaires au déploiement des marchés,

• Connaissance des principes de la comptabilité publique nécessaire à l’exercice de ses missions et à l’interface avec le service financier et la Trésorerie,

• Connaissance du circuit administratif et juridique des conventions, de leur rédaction jusqu’à leur validation, signature, publication et archivage,

Savoir-faire :

• Analyser les pièces et données relative aux marchés et identifier les anomalies, Rechercher, analyser et restituer les informations nécessaires aux services gestionnaires et solliciter les interlocuteurs compétents lorsque la situation le nécessite,

• Travailler de manière transversale avec des interlocuteurs et secteurs multiples et adapter sa communication en fonction des situations,

• Organiser et prioriser son activité en tenant compte des échéances,

• Rendre compte à l’encadrement des difficultés ou situation nécessitant une décision ou un arbitrage,

• Transmettre ses connaissances, former et accompagner

Capacités relationnelle :

• Faire preuve de rigueur, d’autonomie, d’organisation et de réactivité,

• Faire preuve de discrétion professionnelle et respecter la confidentialité des informations traitées,

• Etre à l’écoute, disponible et savoir adapter sa communication aux différents interlocuteurs,

• Etre capable de transmettre ses connaissances et d’accompagner les utilisateurs,

• Etre force de proposition et savoir alerter l’encadrement en cas de difficulté ou de situation nécessitant un arbitrage,

• Faire preuve de capacité d’adaptation face aux évolutions réglementaires, organisationnelles, et des outils métiers.

RELATIONS HIERARCHIQUES, FONCTIONNELLES ET INTER UNITES

Relations hiérarchiques : l’Attachée d’Administration Hospitalière responsable du secteur des Approvisionnements sous l’autorité de la Directrice du pôle.

Relation fonctionnelles :

Relations régulières avec : La Direction des Achats de Territoire et la cellule des marchés, les acheteurs des différentes filières, les services gestionnaires, l’Adjoint des cadres hospitalier des approvisionnements, le service juridique, le service financier, la Trésorerie, les directions des établissements concernées.

CONDITIONS DE TRAVAIL

·         Contrat : CDD de 6 mois renouvelable pouvant aboutir à une mise en stage / titularisation / Mutation

·     Formation initiale, diplôme ou expérience requis : diplôme Bac + 2 minimum et expérience de 2 ans minimum dans les domaines concernés

·         Grade : Catégorie B

·         Salaire : Selon profil du candidat en respectant la grille indiciaire règlementaire

·         Horaires : 8h00-15h30 ou 8h30-16h00

·         Mobilité sur plusieurs sites

·         Quotité : temps partiel 80%

·         Prise de poste : 04/01/2027