GESTIONNAIRE - POLE RESSOURCES SUPPORTS/SERVICE APPROVISIONNEMENT-MAGASIN GENERAL - HOPITAL SAINTE MUSSE - TOULON - H/F

Un poste de gestionnaire au sein du pôle Ressources Supports - Service Approvisionnement/Magasin Général - est susceptible d'être vacant dès que possible :

Le pôle Ressources Supports rassemble trois directions communes :

• La direction des travaux, des services techniques, la sécurité et biomédicaux,

• La direction commune des approvisionnements, de l’hôtellerie et de la logistique,

• La direction commune du système d’information

MISSIONS PRINCIPALES

Le poste couvrira une partie du processus allant de la saisie de la commande jusqu'au mandatement des factures.

Travail à partir de 5 fiches missions hebdomadaires (Appro-Atelier/ Laboratoire/ Demande spéciale/Comptabilité-gestion/ Hôtellerie-Comptabilité, au sein d’une équipe de 4 personnes, encadrées par un adjoint des cadres et un attaché d’administration.

MISSIONS PARTICULIERES

L’approvisionneur instruira des commandes multi-filières (Hôtelier, SIH, Biomédical, Laboratoire, Dispositifs médicaux non stériles, Alimentaire, Technique…) et sera en lien permanent avec le Magasin Général.

PRINCIPALES ACTIVITES PAR MISSIONS

Mission 1 : ANALYSE ET CONTROLE DES DEMANDES ACHATS

Toutes les demandes d’achats, dématérialisées ou non, font l’objet de contrôle et d’analyse sur les points suivants :

• Le service demandeur,

• Le produit demandé,

• La quantité souhaitée,

• Le délai de livraison,

• Le montant et la quantité de la dernière commande,

L’ensemble des demandes est exécuté sur le logiciel interne de demande d’approvisionnement. La gestion et la traçabilité des demandes sont suivies informatiquement.

Mission 2 : GESTION DES COMMANDES DEMATERIALISEES

• Instruire la demande d’achat,

• Traiter périodiquement les commandes en attente de livraison,

• Traiter les priorités et les particularités : commande urgente, commande fragile…,

• Assurer une communication efficiente avec les fournisseurs,

• Editer les commandes informatiques pour validation auprès de l’encadrement,

• Relancer les fournisseurs,

• Informer le demandeur,

• Le cas échéant annuler ou modifier les bons de commande,

• Envoyer les commandes par mail,

• Suivre l’état d’avancement de la commande auprès du fournisseur,

• Communiquer au demandeur l’état d’avancement de la commande,

• Optimiser les commandes en regroupant les commandes de moins de 300 euros,

• Contrôler la cohérence des informations sur les commandes : références commerciales des produits, code produit, prix conforme au devis et/ou au marché.

Mission 3 : GESTION DES RECEPTIONS ET DU SERVICE FAIT

• Réaliser le contrôle du « service fait »,

• Suivre les réceptions des différents sites réceptionnaires jusqu’à l’utilisateur final,

• Relancer les fournisseurs sur les reliquats,

• Contrôler le délai d’approvisionnement des fournisseurs.

Mission 4 : GESTION DES LIQUIDATIONS DE FACTURES

• Opérations comptables

• Traitement des factures CHORUS

• Suspension des factures en cas de litiges,

• Déclenchement de la procédure d’application des pénalités en cas de non-respect des délais contractuels.

Mission 5 : GESTION DE LITIGES

• Traiter les litiges fournisseurs et de livraison,

• Gérer les ruptures fournisseurs,

• Traiter les litiges de facturations,

• Traiter les litiges produits du Magasin Général, et des réceptions des différents sites,

• Traiter les incidents déclarés par les utilisateurs,

• Rédiger les courriers d’accompagnement de retour des colis.

Mission 6 : GESTION DE LA BASE ARTICLE

• Référencer les articles sur le site web de commande,

• Suivre les procédures de création d’article dans la GEF et sur le site Web de commande,

• Tenir à jour l’ensemble des gammes de produits (prix, conditionnement, fiche technique) sur les deux logiciels (GEF, site WEB)

• Contrôler les informations mises à disposition sur le site WEB et dans la GEF,

• Tenir à jour la base fournisseur.

Mission 7 : TRI – CLASSEMENT- ARCHIVAGE (DEMATERIALISATION)

Dans le respect des choix du service, trier, classer et archiver selon le niveau de dématérialisation en cours :

• les bons de commande,

• les demandes d’achat,

• les bons de prise en charge établis par les services demandeurs de prestations extérieures,

• les factures,

• les catalogues de produits,

• les tarifs des fournisseurs.

Mission 8 : CLOTURE DE L’EXERCICE BUDGETAIRE

Appliquer, et mettre en œuvre la procédure rédigée par les Services Financiers

§  Respect des procédures de contrôle interne,

§  Préparation semestrielle des états des commandes.

Mission 9 : SOURCING DES MARCHES PUBLICS INTERNES

• Demander l’intégration des nouveaux besoins dans les marchés de la GEF,

• Vérifier les tarifs,

• Contrôler les pièces «  Marchés » dématérialisées avant envoi,

• Suivre les procédures des marchés publics (recours à 3 devis, utilisation des catalogues des Centrales d’achat et des recommandations de la DAT-GHT83) et les directives du Référent Achat et du Référent Marché de l’Etablissement,

• Signaler à l’encadrement les modifications produits (changement de conditionnement, fin de marché, produit de substitution…).

Savoirs / connaissances :

• Principes du Droit Public et de la règlementation de la commande publique,

• Chaîne de la dépense dans un  établissement public de santé,

• Procédures mises en place au sein du service et du pôle,

• Procédures mises en œuvre avec les différents partenaires en amont et en aval de sa propre activité (imprimés),

• Fonctionnement d’une structure hospitalière,

• Structure de l’entité juridique : organisation générale et positionnement du service au sein de cette organisation,

• Méthodologie de classement des dossiers et d’organisation des informations.

Savoir-faire :

• Avoir une capacité d’analyse et de synthèse,

• Etre réactif et force de propositions,

• Mettre en œuvre les règles de la commande publique,

• Utiliser les outils bureautiques et utiliser le logiciel de gestion intégré,

• Expression écrite et orale.

Capacités relationnelles :

• Savoir écouter,

• Transmettre ses connaissances et partager son expérience,

• Communiquer : expression orale prenant en compte le statut de l’interlocuteur,

• Travailler en équipe / savoir se positionner dans le groupe.

CONDITIONS DE TRAVAIL

Contrat : CDD de 6 mois renouvelable pouvant aboutir à une mise en stage / titularisation / Mutation

Salaire : Selon profil du candidat en respectant la grille indiciaire règlementaire

Grade : Adjoint administratif

Formation initiale, diplôme : minimum bac

Expérience requise : 2 ans minimum dans les domaines concernés

Temps de travail : Temps plein

Amplitude de fonctionnement du service : 8h00-16h00

Prise de poste : Dès que possible