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ADJOINT ADMINISTRATIF - SERVICE GESTION DES CONTRACTUELS / RECRUTEMENT - POLE RESSOURCES HUMAINES - H/F

  • Toulon, 83100

  • CDD

  • 04/01/2027- 31/08/2027

Description

Le Centre Hospitalier Intercommunal Toulon – La Seyne-sur-Mer est un établissement de santé multisite, qui concourt aux soins, 7j/7 et 24h/24, de la population de la Métropole Toulonnaise soit plus de 500 000 habitants. Certifié par la Haute Autorité de Santé (HAS) avec la mention « Haute Qualité des Soins », il est le 1er établissement hospitalier non universitaire en région PACA.

Le Centre Hospitalier Intercommunal Toulon – La Seyne-sur-Mer assure cinq missions essentielles :

  • Mission de service public, en assurant les examens de diagnostic, la surveillance et le traitement des hospitalisés et des consultants, ainsi que l’aide médicale d’urgence

  • Mission de santé publique, en relayant sur le terrain toutes les actions médico-sociales coordonnées

  • Mission de formation

  • Mission de prévention et d’éducation de la santé

  • Mission de recherche

Avec près de 4000 professionnels de santé, il assure des missions de soins, de recherche et de prévention sur ses trois sites hospitaliers :

  • L’hôpital Sainte-Musse à Toulon

  • L’hôpital George Sand à La Seyne-sur-Mer

  • L’hôpital Georges Clemenceau à La Garde

Etablissement support du Groupement Hospitalier de Territoire du Var (GHT), le Centre Hospitalier Intercommunal Toulon – La Seyne-sur-Mer propose une offre de soins articulée autour de plus de 50 services regroupés en 14 pôles d’activité médicale :

  • Anesthésie, Réanimation, Unité pour cérébro-lésés, Coordination hospitalière

  • Cardiologie, Médecine vasculaire, neurologie, centre d’exploration du système nerveux et du sommeil, endocrinologie

  • Chirurgie

  • Gynécologie – obstétrique

  • Enfants

  • Médecine multidisciplinaire et oncologie

  • Médico technique diagnostic

  • Néphrologie – gériatrie – médecine infectieuse

  • Pharmacie

  • Préventions et formations

  • Psychiatrie adulte

  • Psychiatrie infanto – juvénile

  • Soins ambulatoires

  • Urgences

Missions

Un poste d'Adjoint Administratif est à pourvoir à compter du 04/01/2027 au 31/08/2027 inclus au sein du secteur "Gestion des contractuels" de l'hôpital Sainte-Musse à Toulon :

PRINCIPALES ACTIVITES PAR MISSION

  • Courriers divers

  • Attestations diverses

  • Suivi des effectifs soignants (tableau des mouvements)

I - GESTION DES RECRUTEMENTS ET REINTEGRATIONS :

A – Réception du public (agents contractuels) tout au long de la journée

  • Renseignements téléphoniques

  • Accueil direct

B – Accueil des nouveaux recrutés

  • Information sur le contrat, leurs droits et leurs devoirs

  • Liste des pièces à fournir

C – Visites médicales

  • Mise en contact avec la médecine du travail et suivi des résultats

  • Information du cadre infirmier supérieur chargé des effectifs

  • Information aux cadres des autres secteurs

D – Procédure de recrutement

  • Demande d’extrait du casier judiciaire sur Internet

  • Déclaration d’embauche à l’URSSAF sur Internet

  • Mise en contact avec les responsables de service et avec la lingerie

  • Constitution du dossier et saisie HEXTANT (avec vérification de la paie)

  • Edition des contrats, de la fiche d’information et des fiches d’appréciation

  • Saisie des motifs de recrutement dans HEXTANT (remplaçant/remplacé)

E – Gestion de l’Absentéisme (suivant répartition par pôle)

  • Gestion de l’absentéisme 

  • Attestations de Sécurité sociale

  • Saisie HEXTANT (avec vérification de la paie)

  • Demande de compensation perte de salaire auprès du CGOS

F – Gestion des changements de situation des agents contractuels

  • Changements de quotités dont temps partiels thérapeutiques

  • Suivi des motifs de remplacement d’HEXTANT

G – Recrutement en CDD des agents retraités de la FHP

H – Tableau annuel de stagiairisation des AS et IDE

II    – GESTION DES DEPARTS :

A - Courriers divers

B – Attestations diverses

MISSIONS EVENTUELLES

- Gestion des procédures d’expertise médicale intégrale (de la prise de rendez-vous en fonction de la pathologie jusqu’au règlement de la prestation et au résultat du Conseil Médical Départemental)

- Demandes diverses de suivis par l’Attachée d’Administration Hospitalière

RISQUES ET CONTRAINTES LIES AU POSTE

- Nombreuses manipulations de dossiers

- Stress lié à la charge de travail et aux délais réglementaires

- Faire face au malaise et à l’agressivité des divers intervenants

- Fatigue oculaire

Profil

SAVOIRS THEORIQUES

  • Connaissance de la structure, du fonctionnement et du règlement interne de l’établissement

  • Connaissances des textes réglementaires propres à son activité (statuts fonction publique hospitalière)

  • Connaissance des procédures mises en place au sein du service

  • Connaissances des procédures mises en œuvre avec les différents services partenaires en amont et en aval de sa propre activité

  • Connaissance des logiciels de bureautique (Word, Excel) et des logiciels de gestion RH : Agiltime et Hextant

  • Connaissances de la charte dactylographique du C.H.I.T.S.

  • Méthodologie de classement des dossiers et de la documentation

 

SAVOIR – FAIRE TECHNIQUES

Compétences :

  • Maîtrise des logiciels informatiques

  • Application des procédures en vigueur

  • Prise d’initiatives

  • Structurer son réseau d’informations

  • Organiser son travail

  • Savoir se positionner

  • Qualités rédactionnelles

Capacités :

  • d’adaptation

SAVOIR - FAIRE RELATIONNELS

Savoir :

  • Ecouter

  • Conseiller

  • Travailler en équipe

  • Prioriser

  • Transmettre ses connaissances et son expérience

  • Communiquer oralement

  • Respecter la confidentialité des données

RELATIONS HIERARCHIQUES

Lien hiérarchique avec l’Adjoint des cadres et l’Attaché(e) d’Administration en charge du secteur ainsi qu’avec le Directeur des Ressources Humaines Lien fonctionnel avec les services administratifs, techniques et hospitaliers, le SST, les administrations extérieures, ainsi que les familles des agents.

FORMATION D'ADAPTATION

- Le statut du personnel contractuel (conditions de recrutement / absentéisme)

- Le statut du personnel de la fonction Publique Hospitalière

- Gestion du stress

- Secret professionnel

- Word et Excel

- HEXTANT

- Connaissance de base sur la rémunération des agents de la FPH

- Webinaire Sécurité Sociale

CONDITIONS DE TRAVAIL

  • Horaires : Permanence assurée de 8h30 à 16h30 du lundi au jeudi et 8h30 à 16h00 le vendredi Plage horaire : de 8h00 à 9h00 et de 15h30 à 16h30

  • Le service est composé de 2 agents à 100%, 1 agent à 90% et 1 agent à 80%

  • La répartition des dossiers à gérer est proportionnelle à la quotité.

  • Grades : ADJOINT ADMINISTRATIF /ADJ ADM. PRINC 2E C / ADJ ADM. PRINC 1RE CL

  • Formation initiale, diplôme ou expérience requis : Bac + 2 (formation en ressources humaines)

  • Début du CDD : 04/01/2027 pour 8 mois

  • Temps de travail : 100%