ASSISTANTE DE DIRECTION - ADJOINT ADMINISTRATIF HOSPITALIER - DIRECTION GENERALE - TEMPS PLEIN - HOPITAL SAINTE MUSSE - TOULON (H/F)

Un poste d'ASSISTANTE DE DIRECTION, à temps plein, est susceptible d'être vacant à compter du 04/01/2027, au sein de la Direction Générale de l'hôpital Sainte Musse à Toulon :

Présentation du service et de l’équipe où l’agent va exercer :

L’agent exercera son activité au sein du Pôle de la Direction Générale (DG).

Le périmètre de son exercice comprend :

- Le Directeur de l’établissement

- Les Affaires Générales et les Politiques Territoriales

Le service spécifique à la DG est composé :

- du Directeur de l’établissement

- de l’Adjoint au Directeur,

- de l’Attachée d’administration hospitalière (AAH) du pôle direction générale

- de trois assistantes de direction.

Conditions de travail :

La permanence du secrétariat de direction est assurée de 8H à 18H.

Les horaires des agents sont fixés en fonction d’un planning assurant un roulement hebdomadaire de leur temps de travail :

- 08h00-15h30

- 10h30-18h00 

Ou possibilité de faire une pause de 2h30 entre 13h et 15h30 :

- 08h00-13h/15h30-18h00

La durée du temps de travail est de 37H30 hebdomadaire et 7H30 journalière.

Position hiérarchique dans la structure :

Attaché d’Administration Hospitalière du Pôle Direction Générale

Adjoint au Directeur

Directeur de l’établissement

MISSIONS GENERALES, PERMANENTES ET POLYVALENTES

Les assistantes de direction assurent la continuité du service sous la responsabilité des cadres de direction de la DG. Elles interviennent dans les délais impartis, respectent les consignes, les procédures et les règlements en vigueur tout en veillant à la bonne gestion et au suivi régulier des dossiers administratifs et institutionnels.

Mission 1 : Tâches administratives courantes

Les assistantes de direction ont la charge de l’ensemble des tâches administratives courantes, qu’elles assurent quotidiennement de manière concomitante ou simultanée en fonction des besoins.

Le périmètre de cette mission concerne l’ensemble du pôle de la DG (Directeur, Adjoint au Directeur, et de l’AAH du pôle DG).

Les principales tâches concernent entre autres :

- L’accueil physique et téléphonique

- La gestion des relations internes et externes (entre autres représentants des autorités sanitaires, territoriales…)

- Le tri et le suivi du courrier

- Les travaux de dactylographie

- Les travaux de bureautique (reprographie, gestion des visio-conférences, gestion des salles de réunion…)

- La gestion des agendas de l’ensemble des Directeurs et cadres de Direction du Pôle de la DG,

- L’organisation des réunions de travail de l’ensemble des Directeurs et cadres du Pôle de la DG,

- Présence et gestion des différentes instances pour rédaction des comptes rendus

- L’élaboration et la diffusion de notes d’informations internes, de comptes rendus ou de rapports

- La gestion et le suivi des tableaux d’astreintes administratives

- La gestion de l’intendance du secrétariat (gestion des commandes (papeterie, fournitures diverses…)

Mission 2 : Gestion et suivi institutionnel

Les assistantes de direction assurent et garantissent le bon déroulement de l’ensemble des manifestations institutionnelles. Elles ont à ce titre la charge d’organiser la réunion et d’en assurer son suivi. Cela comprend la logistique (réservations repas, place de stationnement, salle, préparation de la salle concernée etc.), l’invitation des personnes concernées, la préparation préalable des documents de travail, la présence aux différentes réunions, l’enregistrement, la rédaction et la mise en forme du compte rendu ainsi que sa diffusion.

Mission 3 : Suivi du système documentaire et d’archivage

Les assistantes de direction veillent au respect du système documentaire et d’archivage en place à la DG. Cela comprend l’enregistrement, par voie dématérialisée, du document, son classement dans les fichiers informatisés propre au service et enfin le classement et l’archivage de la version documentaire.

Mission 4 : Gestion de la continuité du service dans le cadre de la direction commune

Les assistantes de direction assurent la bonne coordination entre les différents acteurs associés par la direction commune du C.H.I.T.S avec l’établissement limitrophe hyérois.

Cela implique, entre autres, une gestion coordonnée des agendas du chef d’établissement avec le secrétariat de l’hôpital de Hyères ainsi que des Directeurs et cadres de Direction du périmètre précédemment défini participant à cette direction commune.

MISSIONS SPECIFIQUES

            * Suivi des instances du GHT

- Etablit le planning prévisionnel et annuel répertoriant l’ensemble des réunions du GHT

- Recueille, centralise et met à jour les données d’informations dans le cadre du GHT avec les différents secrétariats du CHITS et établissements parties

- Coordonne les emplois du temps des participants avec les secrétariats des différents représentants (collectivités, communauté médicale…),

- Gère en temps réel les impératifs impliquant des reports ou annulations de réunions,

- Organise, prépare les réunions et en assure le suivi. Cela comprend la logistique (réservation, préparation de la salle concernée…), l’invitation des personnes concernées, la préparation préalable des documents de travail, la présence aux instances, la rédaction et la mise en forme du compte rendu ainsi que sa diffusion.

Les instances concernées sont, en propre :

Le COSTRAT

Le Comité des Directeurs du GHT

Périmètre pouvant être élargi en cas d’absence de l’une des assistantes de direction, au Comité Territorial des Elus Locaux et de la Conférence Territoriale de Dialogue Social (CTDS)

- Assure le suivi et la continuité des correspondances avec les autorités sanitaires dans le cadre du GHT

          * Affaires territoriales

- Assure la préparation et le suivi des réunions et comité de pilotage (COPIL Labo, Conseil de bloc paramédical…)

- Coordonne la tenue de l’agenda de l’Adjoint au directeur

- Gestion administrative de la convention du GHT et de ses avenants ainsi que des diverses conventions en lien avec le GHT

COMPETENCES REQUISES

Le secrétariat de direction du C.H.I.T.S occupe une position stratégique au sein de l’établissement en ce qu’il est l’interlocuteur privilégié des acteurs externes et qu’il constitue par ailleurs l’interface entre le chef d’établissement et l’ensemble des pôles administratifs, cliniques et médicotechniques.

Cette spécificité impose la présence d’agents polyvalents, réactifs et adaptables, qui font preuve de qualités relationnelles confirmées par l’adoption de postures adéquates en fonction de l’interlocuteur. La neutralité est également souhaitée autant que la discrétion professionnelle qui constitue un impératif absolu pour cette fonction.

Par ailleurs, l’agent devra faire preuve de compétences et de savoirs techniques particuliers :

- Connaissance de l’institution, de son fonctionnement et du règlement intérieur de l’établissement

- Connaissance du fonctionnement des différents Pôles et Directions Fonctionnelles de l’établissement

- Connaissance des procédures internes du Pôle DG

- Maîtrise des outils et logiciels de bureautique ainsi que le système d’information

- Vigilance particulière sur la tenue et la gestion des agendas des Directeurs du Pôle DG

- Méthodologie de classement et d’archivage des dossiers

- Charte dactylographique

L’agent devra également faire preuve de qualités professionnelles et relationnelles, notamment :

- Expression écrite et orale

- Capacité d’écoute

- Capacité d’adaptation

- Aptitude à la communication

- Savoir travailler en équipe

- Savoir faire preuve de réactivité

CONTRAINTES ET AVANTAGES LIES AU POSTE

Contraintes :

- Travail sur écran,

- Présence de plusieurs agents au sein d’un même bureau

- Stress en relation avec les enjeux qui sont ceux de la Direction Générale

- Pression inhérente au travail en direction générale

- Nécessité d’une importante souplesse intellectuelle et d’une grande réactivité

- Nécessité d’une grande adaptabilité aux multiples sollicitations (téléphoniques, présentielles, écrites) des différents interlocuteurs internes et/ou externes à l’établissement

Avantages :

- Poste très formateur  

- Poste polyvalent au cœur du fonctionnement d’un établissement public de santé

- Convivialité au sein de l’équipe

- NBI de 25 points